Internal Audit Forum

Laporan Internal Auditor Ditolak Bos?

2010-05-02T06:55:00.000-07:00

Laporan Audit merupakan puncak dari hasil kerja Internal Auditor setelah melakukan audit yang barangkali bisa memakan waktu beberapa minggu, atau mungkin hanya beberapa hari saja. Laporan audit tentunya akan menjadi tolok ukur seorang auditor atau tim audit apakah hasil kerjanya itu dianggap berhasil atau gagal. Dan, tentunya tidak ada seorang auditor pun yang menginginkan laporan hasil auditnya ditolak oleh Bos atau atasan karena dianggap tidak sesuai dengan keinginan Bos. Tetapi, kalau kenyataannya memang demikian lalu mau apa?

Beberapa hari lalu, seorang pembaca Blog Internal Audit Forum ini mengirim e-mail kepada saya yang berisi mengenai apa yang dia alami terkait dengan laporan auditnya. Sebagai internal auditor yang tidak memiliki background pendidikan Accounting dan belum berpengalaman sebagai internal auditor, ia merasa gusar dengan pekerjaannya, karena hasil kerjanya selalu ditolak Bos. Padahal, Ia sudah terlajur menyanggupi ketika Bos menunjuknya untuk menjadi internal auditor operasional /manajerial.

Ia sudah berusaha mencari referensi tentang internal audit, tetapi menurutnya buku-buku yang ia baca maupun artikel-artikel di internet masih terlalu teoritis, sehingga Ia masih mengalami kesulitan dalam menjalankan pekerjaannya sebagai internal auditor. Akibatnya, laporan auditnya selalu ditolak atasannya.

Kepada saya, Internal Auditor pengirim e-mail tadi bercerita, katanya Bos berkata begini: “Saya tidak membutuhkan laporan seperti itu.” Maka saya pun minta kepadanya untuk menjelaskan bagaimana dia menjalankan auditnya, mulai dari persiapan, pelaksanaan hingga pembuatan laporan.

Mendengar penjelasannya, saya pun menanggapi bahwa, ”Dalam hal tertentu yang Anda lakukan itu adalah seperti audit yang dilakukan oleh auditor ISO 9001. Dalam kasus lain, audit yang Anda lakukan seperti audit yang dilakukan oleh Akuntan Publik. Maka, pantaslah kalau Bos Anda menolak laporan Anda. Audit yang dilakukan oleh Internal Auditor Operasional / Manajerial tidak seperti itu. Tetapi lebih dari itu.”

”Lhah... yang bener gimana, Pak Stanley?” Tanya Internal Auditor tadi penasaran.

BERSAMBUNG....

Staff Accounting Dipindah Menjadi Internal Auditor. So What?

2009-10-28T15:01:00.000-07:00

Kalau seorang Staff Accounting tiba-tiba dipindah menjadi Internal Auditor, padahal di situ belum ada departemen Internal Audit-nya, lalu apa yg harus dilakukan oleh Staff Accounting yg menjadi Internal Auditor baru ini?

Pembaca Internal Audit Forum yg budiman, tgl 27/10/2009 dalam rubrik diskusi atau tanya jawab di situs ini ada pertanyaan bagus (dan banyak) dari pembaca situs ini terkait dengan tugasnya yg dulunya sbg Staff Accounting kemudian harus pindah ke Internal Auditor. Sementara di perusahaan tsb belum ada departemen internal auditornya. Lalu apa yg harus dilakukan oleh Staff Accounting yg menjadi Internal Auditor baru ini?

Untuk memperjelas, saya akan tampilkan di sini pertanyaan-2 tsb:

......
mohon pencerahan mas stanley,
background saya accounting tapi saya di mutasi sebagai internal auditor di perusahaan yg blom pernah punya internal auditor. pertanyaan saya :

1. apa jobdesk saya?
2. bagaimana meng-audit inventory di perusahaan trading?
3. sampai sejauh mana 'kekuasaan' saya, hanya memberikan masukan ato bisa membuat keputusan?
4. contoh laporan yang saya hasilkan bagaimana?

sory ya mas kebanyakan.. saya buta soal audit internal.
Terima kasih banyak buat tanggapannya.
.....

Pembaca Internal Audit Forum yg budiman, "nasib" Staff Accounting ini persis "nasib" saya yg dulunya dari Staff Accounting kemudian dipindah menjadi Internal Auditor sementara di perusahaan saya belum ada departemen Internal Audit-nya. Apa yg saya lakukan kemudian, sehingga sampai saat ini departemen yg saya pimpin ini tetap eksis dan bahkan terus berkembang? Inilah yg akan saya sharingkan pada Anda, khususnya pada Sang Penanya.

Apa Job Description Internal Auditor?

Menjawab pertanyaan: "Apa Job Desc saya?", bisa saya jawab sbb:
- Anda perlu tahu persis apa yg menjadi tugas Anda, mencakup lingkup pekerjaan Anda sebagai Internal Auditor. Tanyakan hal ini pada atasan Anda.

Sejauh yg saya tahu, dari beberapa referensi, pekerjaan Internal Auditor itu bisa dikelompokkan ke dalam:

- Audit Laporan Keuangan.
- Audit Kepatuhan (Compliance Audit).
- Audit Kecurangan (Fraud Audit).
- Audit IT.
- Audit Operasional atau Audit Manajemen.

Apa Job Description Anda? Tentunya tergantung pada jenis audit apa yg akan menjadi tugas Anda. Meskipun demikian, biasanya seorang auditor internal yg dipindah dari departemen Accounting ditugaskan untuk melakukan audit laporan keuangan, dan juga audit operasional yg terkait masalah efisiensi, efektifitas, dan produktifitas operasi.

Kalau memang itu tugas Anda, maka pada prinsipnya tugas auditor internal laporan keuangan adalah:

- Mengevaluasi / menguji kebenaran angka-angka dalam laporan keuangan, misalnya apakah jumlah inventory yg tercantum dalam laporan keuangan secara phisik memang ada.
- Mengevaluasi / menguji apakah system pengendalian intern (internal control) atas asset dan liabilities perusahaan memadahi sehingga mampu mence.gah terjadinya penyalahgunaan atau kesalahan, baik yg disengaja atau pun tidak disengaja.
- Dsb.

Tugas Anda adalah mengevaluasi dan melaporkan hasil audit Anda apakah terjadi penyimpangan, perbedaan dari laporan keuangan atau kelemahan system pengendalian interen. Dari temuan itu, Anda wajib memberikan laporan dan memberi rekomendasi perbaikannya, dan memantau tindakan perbaikannya.

Kalau dalam audit ini ternyata ditemukan tindakan kecurangan, itu bukan tujuan utama dari audit laporan keuangan ini. Atas temuan ini, biasanya manajemen melakukan audit investigasi berdasarkan data-data yg Anda hasilkan ditambah data / fakta lain yg diperoleh oleh team audit investigasi.

Untuk compliance audit , seperti misalnya audit ISO 9001 atau audit ISO 14001, tidak mungkin diambilkan dari departemen akunting, kecuali jika staf akuntansi tsb sudah pernah mengikuti pelatihan audit ISO 9001 atau audit ISO 14001.

BERSAMBUNG

Audit Operasional Perkebunan Kelapa Sawit. Tidak Ada SOP Tidak Bisa Diaudit?

2009-07-13T09:09:00.000-07:00

Pembaca Internal Audit Forum yg budiman, beberapa hari lalu ada dua pertanyaan dari pembaca Blog Internal Audit Forum ini, yg isinya hampir sama. Isinya adalah sbb:

"Salam kenal mas stanly...
saya bekerja di industri perkebunan kelapa sawit di kalimantan sebagai auditor internal.
saat ini boleh dibilang perusahaan tempat saya bekerja merupakan pemain baru di bidang perkebunan kelapa sawit, jadi masih minim sekali pengalaman bisnis di bidang tersebut.
sampai saat ini perusahaan ditempat saya bekerja belum ada standar sistem operasional yang ditetapkan sebagai kebijakan operasional perusahaan. saya mau minta pendapat nih sama mas stanly, apa yang mesti saya lakukan...? bagaimana saya bisa melakukan audit kalo SOP sebagai kriteria audit nya aja gak ada...?"

Pertanyaan ke dua:

"Di perusahan kami masih belum adanya sistem yang terdokumentasi, lalu kami diinisiatifkan untuk membentuk sistem (kami auditor internal) krn auditor internal tidak bisa dilakukan bila sistemnya tdk ada, lalu:

1.sistem itu sendiri dibagi apa2 aja (yg saya tau form prosedur dan manual, work instruction / SOP) ?,
2.apa yg harus diprioritaskan lbh dahulu (dari prosedur, form, sop, dsb),
3. apa bapak punya semacam referensi buat melakukan proses tsb (makasih maaf panjang-
semoga ga ngerepotin) makasih banyak.

Pembaca Internal Audit Forum yg budiman, terkait dengan pertanyaan pembaca Blog ini sebagaimana tsb di atas, yg bisa juga di baca di halaman “Tanya Jawab”, perihal belum adanya system (SOP) di perusahaan perkebunan kelapa sawit, sehingga tidak bisa dilakukan audit internal (audit operasional), saya bisa jelaskan secara garis besar sbb:

Saya kurang sependapat, kalau dikatakan bahwa tidak bisa dilakukan audit (internal) operasional karena belum adanya SOP, atau standar system operasional perusahaan. Kenapa? Karena, untuk bisa dilakukan audit operasional tidak harus ada SOP. Audit operasional berbeda dengan audit system manajemen mutu ISO 9001 (Quality Management System - QMS ISO 9001).

Audit QMS ISO 9001 dilakukan untuk mengevaluasi kepatuhan (compliance), efektivitas, dan improvement QMS, yg dalam hal ini SOP memang memegang peranan yg sangat luas / penting. Perusahaan yg sudah mengimplementasikan QMS ISO 9001 dipastikan sudah memiliki SOP atau Quality Procedure atau apapun namanya, karena dia merupakan persyaratan yg harus dipenuhi. Prosedur tsb misalnya prosedur pengendalian dokumen dan rekaman, prosedur internal audit, prosedur pengendalian produk tidak sesuai, prosedur tindakan perbaikan dan pencegahan.

Tidak demikian halnya dengan audit operasional. Audit operasional adalah untuk mengevaluasi efektifitas dan efisiensi operasi perusahaan atau unit tertentu sesuai cakupan audit. Auditor internal bisa men-judgment suatu operasi efektif atau tidak, efisien atau tidak tanpa harus melihat standar system operasionalnya. Jadi tanpa ada SOP-nya pun kita bisa melakukan audit operasional. Lalu, apa yg harus dilakukan oleh auditor operasional di perusahaan perkebunan kelapa sawit ini?

Kalau saya jadi internal auditor-nya, maka yg saya akan lakukan adalah, di antaranya, sbb:
- Menilai efektifitas perkebunan tsb:
~> Memastikan berapa luas area perkebunan kelapa sawit tsb.
~> Memastikan berapa pohon yg ditanam.
~> Memastikan umur pohon
~> Memastikan berapa produksi pertahunnya. Buat trend-nya. Kalau tidak ada dokumen-2-nya, bisa dicari cara lain untuk memastikan produksinya.

~> Dapatkan referensi, bisa berupa benchmark/perusahaan sejenis, buku-buku, dsb, guna memastikan berapa seharusnya produksi optimum per tahunnya untuk area dengan jenis tanah seperti yg ada di perusahaan perkebunan tsb. Kita kenal ini sebagai ”Kriteria”.

~> Bandingkan antara aktual produksi Vs Kriteria. Dari sini bisa diketahui efektif tidaknya. Bila sama atau lebih tinggi dari kriteria, berarti efektif. Begitu pula sebaliknya. Semua ini dalam bentuk quantity.

~> Pastikan nilai rupiahnya. Bandingkan dengan harga pasar atau harga kewajarannya. Hitung selisihnya (variance-nya). Yang ini bisa dilakukan, bisa tidak. Ini tergantung dari luas penugasan auditnya. Karena harga jual bisa jadi sudah di luar tanggung-jawab manajer operasional.

- Menilai efsiensinya:
~> Pastikan berapa biaya operasionalnya. Hitung biaya per ton hasil.
~> Bandingkan dengan ”Kriteria”, baik dari benchmark atau pun referensi lain. Hitung selisihnya. Lebih tinggi atau lebih rendah? Lebih tinggi berati tidak efisien. Demikian pula sebaliknya.

Kalau sudah bisa dinilai efektifitas dan efisiensinya, terutama jika ternyata tidak efektif dan juga tdak efisien, maka tugas auditor selanjutnya adalah mencari penyebabnya.

- Apakah kualitas bibitnya yg tidak bagus?
- Apakah ”Proses”-nya yg tidak tepat? Misalnya, cara penanamannya, musim tanamnya yg tidak tepat, jarak tanamnya terlalu renggang atau terlalu sempit, perawatan / pemeliharaannya yg kurang baik, cara pengambilan hasil (memetik) yg tidak benar, atau terlalu tua / terlalu muda, handling-nya yg salah, dst, dst.

- Atau ada indikasi penyalahgunaan (Fraud)?
- Apakah sumber daya manusia (SDM)-nya yg tidak kompeten?
- Apakah perencanaan (Planning)-nya lemah? Misalnya tidak adanya target produksi yg bisa dipertanggung-jawabkan. Anggaran yg tidak realistis, dsb.

- Apakah pengawasannya yg tidak kuat? Baik pengawasan di lapangan maupun melalui laporan, dalam hal ini perlu dilihat ada tidaknya analysis selisih dan Corrective & Preventive Action-nya.

Semua itu harus diidentifikasi. Dan auditor internal harus bisa menemukan jawabnya, dan kemudian memberikan rekomendasi perbaikan.

Perlu diperhatikan: Meskipun auditor internal berkewajiban memberikan rekomendasi perbaikan, tetapi sebaiknya internal auditor tidak diwajibkan untuk menyusun systemnya. Hal ini untuk menghindari Conflict of Interest, obyektifitas, dan independensi internal auditor itu sendiri. Jadi internal auditor harus bisa mengetahui batas-batas antara rekomendasi dan penyusun system. Yg menyusun system sebaiknya adalah System Analyst.

Demikian yg bisa saya sampaikan secara singkat di Blog ini. Bila perlu sharing lebih intens lagi silakan melalui Yahoo! Messenger atau HP. Terima kasih.
Semoga Anda bisa berkontribusi lebih bagi peningkatan kinerja organisasi.

Salam sukses.

Stanley Sutrisno

Audit Operasional Store di Perusahaan Retail

2009-07-01T22:39:00.000-07:00

Pembaca Internal Audit Forum yg budiman, beberapa minggu lalu ada pembaca Blog ini yg menulis tanggapan atau pertanyaan di halaman "Tanya-Jawab". Pertanyaannya sbb:

"Sy sekarang sedang melaksanakan Audit Operasional Store di perusahaan retail, aspek2 apa saja yang perlu diaudit? Thanks."

Pembaca Internal Audit Forum yg budiman, saya ingatkan sekali lagi, bahwa audit operasional, atau kadang disebut juga audit manajerial, tujuan utamanya adalah untuk mengevaluasi efektifitas dan efisiensi operasi. Untuk itu, ketika kita mengaudit Store untuk perusahaan retail ini, kita harus mengerti betul (memastikan) apa fungsi utama dari Store tsb.

Apakah dia hanya berfungsi menyimpan barang atau dia juga bertanggung-jawab untuk mengatur jumlah stock. Kita tidak bisa menyatakan bahwa fungsi Store efektif jika kita tdk tahu persis apa fungsi utamanya. Sedangkan untuk menyatakan operasional Store efisien atau tidak internal auditor bisa melakukan pembandingan berapa biaya yg ditetapkan untuk operasional Store tsb dengan biaya aktualnya.

Pembaca Internal Audit Forum yg budiman, pada umumnya, Store selain bertanggung-jawab untuk menyimpan Stock, dia juga bertugas untuk mengatur jumlah stock. Berapa stock minimum, stock maksimum, dan terutama untuk menghindari kekosongan Stock ketika barang tsb dibutuhkan. Selain itu, pelayanannya juga harus cepat, dan system pengendalian intern-nya juga harus bisa memastikan bahwa barang yang disimpan di Store aman dan tidak mengalami penurunan mutu.

Dengan demikian ketika melakukan audit Store aspek yg harus diperhatikan antara lain:

- System Pengendalian Intern (SPI). SPI umumnya mencakup empat aspek: yakni Struktur organisasi yg memisahkan fungsi pelaksanaan dari fungsi pencatatan dan penyimpanan, system otorisasi dan prosedur pencatatan yg mampu menjamin keamanan assets, praktek yg sehat yg dilaksanakan secara konsisten dan karyawan yg cakap dan jujur. Anda harus pelajari keempat faktor tsb.

- Aspek Operasional.
Yang saya maksud di sini adalah apakah operasional Store mampu menjamin ketersediaan stock ketika dibutuhkan, Supply Chain yg simple dan cepat, kualitas barang yg terjaga, dan dengan biaya penyelenggarakan store yg rendah. Dalam hal ini auditor internal juga perlu mengevaluasi Inventory Turnover, rata-rata kebutuhan stock harian, mingguan, bulanan, dsb, guna menilai apakah Reorder-point terlalu tinggi sehingga menimbulkan penimbunan stock terlalu banyak yg berakibat pada investasi yg terlalu besar pada inventory, atau sebaliknya terlalu rendah sehingga ada potensi resiko Iddle Stock? Ini terkait pula dengan kemungkinan adanya stock Slow Moving atau bahkan Non Moving Items.

- Aspek managerial.

Kalau dari hasil audit / evaluasi menunjukkan adanya minimum stock yg berlebihan, atau terdapat Stock Slow Moving /Non-moving yg cukup signifikan / materiil, ditemukan adanya stock yg rusak atau mengalami penurunan kualitas, atau ada potensi Iddle Stock dan juga sering terjadi kekosongan Stock, biaya penyelenggaraan penyimpanan stock yg melebihi "Kriteria" / ketetapan organisasi, dsb, maka auditor internal harus melakukan evaluasi terhadap aspek manajerial, meliputi Planning, Organizing, Actuating, Directing, Controlling, dan juga System Improvement-nya. Kalau dari proses manajemen tsb ternyata banyak ditemukan kelemahan, maka selanjutnya perlu dievaluasi kompetensi SDM, terutama pimpinan. Apakah dia memiliki kompetensi memangku jabatan di posisi itu.

%%%

Internal Audit ISO 9001_Contoh Kasus

2009-06-14T23:12:00.000-07:00

Contoh Kasus: Audit Penanganan Keluhan Pelanggan di Rumah Sakit Omni Internasional

Pembaca Internal Audit Forum yg budiman, beberapa waktu lalu saya mendapat e-mail dari seorang pembaca blog ini. Intinya adalah minta supaya diberikan contoh kasus audit internal ISO 9001. Alasannya adalah Bapak yg mengirim e-mail ini (sebut saja "Bpk. Ommy") ingin mendapat gambaran yg lebih konkrit dalam hal internal audit ISO 9001, karena selama ini beliau belum jelas betul. Hal ini dikarenakan di perusahaan beliau baru saja mengimplementasikan system manajemen mutu QMS ISO 9001:2008, sehingga dengan adanya contoh kasus ini nantinya bisa menjadi masukan.

Baiklah. Pembaca Internal Audit Forum yg budiman, khususnya Bapak Ommy, karena ada kasus yg lagi hangat diberitakan berbagai media, dan agar contoh kasusnya benar-benar aktual, maka di sini saya akan mengambil contoh kasus yang lagi heboh ini, yakni kasus Prita Mulyasari dengan Rumah Sakit Omni Internasional.

Kasus ini menarik untuk dijadikan contoh kasus internal audit ISO 9001 karena kasus Prita Mulyasari dengan Rumah Sakit Omni Internasional ini sangat terkait dengan system manajemen mutu, khususnya dalam hal prosedur penanganan keluhan pelanggan. Dalam System Manajemen Mutu ISO 9001:2008 masalah prosedur penanganan Keluhan Pelanggan terdapat pada klausul 7.2.3 tentang Komunikasi Pelanggan.

Audit Prosedur Komunikasi -Penanganan Keluhan- Pelanggan.

Pembaca Internal Audit Forum yg budiman, khususnya Bpk Ommy, kalau seandainya Anda kebetulan menjadi Internal Auditor ISO 9001 di Rumah Sakit Omni Internasional tsb, apa yang akan Anda lakukan jika Anda mendapat tugas untuk mengaudit bagian yg terkait dengan penanganan keluhan pelanggan ini?

Perlu saya ingatkan, bahwa tujuan audit ISO 9001 adalah mengevaluasi kepatuhan, dalam hal ini kepatuhan terhadap standard internasional ISO 9001, kepatuhan terhadap system manajemen mutu organisasi, dan kepatuhan terhadap hukum dan perundang-undangan yg terkait (jika ada).

Terkait dengan keluhan pelanggan, standard internasional ISO 9001:2008 klausul 7.2.3.c mengatakan bahwa organisasi harus menetapkan dan mengimplementasikan pengaturan (arrangements) untuk berkomunikasi dengan pelanggan dalam kaitannya dengan umpan balik pelanggan, termasuk keluhan pelanggan.

Saran saya, yang harus Anda lakukan adalah mengikuti prosedur audit yg ada di perusahaan ini. Prosedur Internal Audit-nya minimal mencakup kegiatan-kegiatan / langkah-langkah berikut:

- Pastikan departemen atau bagian apa yg bertugas menangani keluhan pelanggan.
- Beritahukan kepada unit tersebut bahwa Anda akan melakukan audit di unit tsb. Jelaskan apa maksud dan tujuannya, kapan waktu (hari dan Jam). Bila perlu siapa saja auditornya.
- Siapkan kelengkapan sarana / prasarana audit yg diperlukan.
- Dapatkan dokumen yg terkait dengan prosedur penanganan keluhan pelanggan, jika ada.
- Dapatkan hasil audit sebelumnya terhadap unit ini, jika ada.

- Pada saat audit, pastikan bahwa prosedur penanganan keluhan pelanggan atau prosedur komunikasi pelanggan sudah ditetapkan.
- Pastikan bahwa prosedur tsb sudah memadahi / mencukupi. Misalnya, bagaimana jika keluhan pelanggan disampaikan melalui email. Bagaimana jika melalui surat. Bgaimana jika keluhan hanya disampaikan secara lisan. Dsb.

- Pastikan bahwa prosedur yang ada mampu ”memuaskan” pelanggan. Memuaskan dalam hal ini termasuk tindak lanjut atas keluhan tsb. Juga, barangkali apakah perlu adanya ”pembuktian” atas kebenaran keluhan tsb atau tidak? Sampai pada ”penyelesaian” terhadap kebenaran keluhan pelanggan.

- Pastikan bahwa prosedur tsb terdokumentasi, dalam arti sudah ditetapkan, diimplementasikan dan dipelihara.
- Pastikan bahwa tujuan, sasaran, program terkait unit tsb sudah ditetapkan, diimplementasikan, dan dievaluasi sesuai kurun waktu yang telah ditetapkan.
- Pastikan bahwa penyimpangan yg terjadi, jika ada, sudah diidentifikasi penyebabnya sampai ke ”Root-cause”nya.

- Pastikan bahwa sudah dilakukan corrective action (dan preventive action, jika memungkinkan) yang memadahi atas penyimpangan tsb.
- Pastikan bahwa corrective action yg telah dilakukan adalah efektif, dan preventive action yg dibuat adalah sesuai dan akan mampu mencegah berulangnya kejadian serupa di kemudian hari.

Dari hasil audit ini, tulis temuan audit di form audit yg telah disiapkan. Misalnya: ditemukan bahwa prosedur atau instruksi kerja dalam hal penanganan keluhan pelanggan ternyata belum ditetapkan. Bila ini yg terjadi, maka bisa dikategorikan sebagai temuan NC (Non Conformity), dan hal tsb harus mendapat perhatian serius dari manajemen. Jika temuannya adalah tidak diimplementasikannya prosedur atau IK yg sudah ditetapkan, ini juga bisa dikategorikan NC.

Pembaca Internal Audit Forum yg budiman, khususnya Bp. Ommy, dari temuan tsb, bicarakan dengan auditee mengenai kapan temuan tsb bisa di-Closed, dalam arti diperbaiki? Tetapkan target waktu dan personil yg bertanggung-jawab untuk melakukan perbaikan. Lengkapi hal ini dalam form temuan audit.

Tahap terakhir adalah melakukan verifikasi pada tanggal yg sudah ditetapkan untuk memastikan bahwa Action Plan yg sudah dituangkan dalam form temuan audit tsb sudah dilaksanakan.

Audit Fungsi Pemasaran atau Marketing_2

2009-03-30T01:15:00.000-07:00

Audit Fungsi Pemasaran atau Marketing_2 ini adalah Lanjutan dari Audit Fungsi Pemasaran atau Marketing_1.

Pembaca Internal Audit Forum yg budiman, Benchmarking adalah membandingkan antara obyek yg kita audit dengan perusahaan lain, atau unit lain , atau dengan yang umumnya berlaku. Yang paling baiklah yg biasanya dijadikan sebagai Benchmark.

Sedangkan Baseline adalah membandingkan obyek yg kita periksa dengan kinerja obyek yg kita periksa ini pada periode tertentu di masa lalu yang dinilai kinerjanya paling baik. Periode paling baik inilah yg dijadikan sebagai Baseline. Jadi bisa dikatakan, kalau Benchmarking sifatnya adalah horisontal. Sedangkan Baseline sifatnya vertikal.

Pembaca Internal Audit Forum yg budiman, disamping Benchmark dan Baseline, dalam Audit Fungsi Pemasaran atau Marketing pengesahan Sales Budget atau Sales Plan juga perlu diperhatikan dari sisi otorisasinya. Yakni, siapa pejabat tertinggi yg mengesahkan Sales Budget atau Sales Plan tsb. Apakah dia memang orang atau pihak yg mempunyai otoritas untuk mengesahkan? Posisinya apa? Dan apakah dari sisi Internal Control yg baik posisi tsb cukup fair untuk mengesahkan? Hal tsb perlu diperhatikan oleh Internal Auditor.

PENYIMPANGAN QUANTITY

Bagaimana bila yg terjadi adalah kuantitas penjualan yg tidak tercapai? Apa yg harus dilakukan Internal Auditor dalam Audit Manajemen atau Audit Operasional fungsi pemasaran atau Marketing?

Pembaca Internal Audit Forum yg budiman, bila dari hasil analisis atau pembandingan antara apa yg seharusnya terjadi, yakni mengacu ke Sales Budget atau Sales Plan, dengan yang sesungguhnya terjadi atau Actual Performance, ternyata terdapat penyimpangan, terutama bila Actual Performance lebih buruk, maka langkah selanjutnya adalah sebagai berikut.

- Hitung berapa nilai (Rp. atau US $) dari penyimpangan tersebut.

Internal Auditor wajib menemukan apa penyebabnya, kenapa penyimpangan tsb terjadi? Apakah penyimpangan tsb menjadi tanggung-jawab bagian pemasaran atau bukan? Jika penyimpangan tsb terjadi karena hal-hal lain yg bukan menjadi tanggung-jawab bagian marketing, maka tidak bisa dikatakan bahwa kinerja bagian ini buruk. Misalnya adalah karena ketiadaan stock atau inventory, kualitas produk yg tidak sesuai, sehingga banyak terjadi Sales Return atau pembatalan order, dsb. Bisa juga disebabkan karena keterlambatan pengiriman sehingga Customor atau Buyer melakukan komplain, sehingga barang di-retur, dsb.

Management Pemasaran (Marketing Management)

Hal lain yg perlu mendapat perhatian Internal Auditor, dan ini justru menjadi inti dari audit manajemen, adalah bagaimana manajemen pemasaran atau marketing management-nya. Apakah proses manajemen-nya berjalan baik atau tidak. Bagaimana dengan perencanaan, pengorganisasian, implementasi, pengendalian, dan Continual Improvement-nya?

Bagaimana dengan kompetensi sumber daya manusia (SDM) yg ada di bagian tsb? Khususnya pimpinan tertinggi di departemen tsb? Bagaimana pula dengan sarana-prasarana pendukungnya? Bagaimana dengan struktur organisasinya? Bagaimana system otorisasi dan dokumentasinya? Semua harus diidentifikasi dan dievaluasi kekuatan dan kelemahannya guna menentukan di-mana titik kelemahan System Pengendalian Intern (SPI)-nya.

Bukan tidak mungkin dari evaluasi System Pengendalian Intern (SPI) ini nantinya ditemukan adanya indikasi kecurangan (Fraud). Apabila hal itu terjadi, maka bisa saja diteruskan dengan audit investigatif. Hal itu tergantung kepada Top Manajemen menanggapi laporan Internal Auditor.

Pada perusahaan yg sudah menerapkan System Manajemen Mutu ISO 9001 sampai pada bagian Marketing-nya, biasanya mendokumentasikan proses manajemen-nya dari Planning, Organizing, Actuating s/d Controlling atau Plan-Do-Check-Action (PDCA)-nya pada rekaman mutu mereka. Hal ini bisa membantu Internal Auditor dalam mengumpulkan bukti-bukti sejauh mana proses manajemen fungsi pemasaran berjalan.

Audit Fungsi Pemasaran atau Marketing_1

2009-03-29T21:37:00.000-07:00

Pembaca Internal Audit Forum yg budiman, Audit Fungsi Pemasaran atau Marketing adalah pemeriksaan yg dilakukan terhadap suatu unit, bagian, departemen, atau divisi pemasaran untuk mengevaluasi apakah fungsi bagian ini berjalan efektif dan efisien. Operasional atau pelaksanaan fungsi dari bagian pemasaran dikatakan efektif jika target, tujuan, maupun program yg telah ditetapkan untuk fungsi ini bisa tercapai. Sedangkan dikatakan efisien, jika biaya untuk operasional pemasaran tsb tidak melampaui biaya yg sudah ditetapkan sebelumnya.

Pembaca Internal Audit Forum yg budiman, untuk bisa menyimpulkan efektif tidaknya dan efisien tidaknya fungsi pemasaran tsb Internal Auditor harus mengetahui tujuan, sasaran atau target, program atau rencana kerja, dan juga biaya yg dianggarkan. Biasanya informasi semacam ini ada di dalam budget penjualan atau Sales Budget atau Sales Plan. Audit fungsi pemasaran atau Marketing mengevaluasi kinerja unit atau bagian pemasaran dengan cara membandingkan antara realisasi pelaksanaan atau pencapaian Vs Sales Budget atau Sales Plan. Pembandingan meliputi kuntitas atau volume dan juga harga atau value.

Jika actual performance lebih rendah dari Sales Plan atau Budget, maka perlu dilihat lebih jauh, apakah masalahnya ada pada volume atau pada harga jual. Kemudian dicari penyebabnya, kenapa hal itu terjadi. Pembaca Internal Audit Forum yg budiman, jika harga jualnya yg tidak tercapai, atau di bawah harga jual yg telah ditetapkan sebelumnya, maka Internal Auditor perlu mencari informasi apakah harga pasar untuk produk yg sama dengan kualifikasi yg kita jual harganya memang sedang turun dan sama dengan harga jual produk kita? Atau lebih tinggi?

Kalau ternyata harga di pasaran lebih tinggi, maka perlu penelusuran lebih lanjut kepada internal fungsi pemasaran kita, mengapa hal itu terjadi, sampai Internal Auditor bisa mengambil kesimpulan apa penyebab utamanya (root cause). Dengan demikian Internal Auditor bisa memberikan rekomendasi perbaikan yg "sempurna". Dalam hal ini, biasanya Internal Auditor yg "antenanya panjang", akan mendapatkan hasil yg lebih lengkap ketimbang auditor yg "tidak punya antena".

Pembaca Internal Audit Forum yg budiman, kalaupun harga yg ditetapkan dalam Sales Budget atau Sales Plan tercapai, sebaiknya perlu dipelajari juga, apakah harga tsb memang harga yg wajar. Ini bisa dilakukan melalui Benchmarking dan juga mencari Baseline-nya. Apa itu Benchmark dan Baseline? Silakan membaca kelanjutan artikel Audit Fungsi Pemasaran atau Marketing di sini: Audit Fungsi Pemasaran atau Marketing_2.

Internal Audit Forum. TANYA JAWAB

2009-03-27T18:29:00.000-07:00

Pembaca "Internal Audit Forum" yg budiman, halaman ini saya sajikan untuk tanya jawab atau sharing berbagai hal yg terkait dengan Audit Manajemen atau Audit Operasional.

Di halaman ini silakan Anda, pembaca "Internal Audit Forum" yg budiman, menanyakan berbagai hal yg terkait dengan Audit Manajemen atau Audit Operasional dari sudung pandang Internal Auditor. Bukan Eksternal Auditor. Meskipun tujuan auditnya bisa dibilang hampir sama, tetapi ini semata-mata agar pembahasan di Internal Audit Forum ini lebih spesifik atau lebih fokus.

Pembaca Internal Audit Forum yg baik hati, untuk sementara, teknis pengajuan pertanyaan di halaman Tanya Jawab ini menggunakan "comment" atau "Post a Comment" yg ada di bawah halaman ini. Selanjutnya, pertanyaan Anda, akan saya Upload ke halaman ini.

Apakah saat ini ada pertanyaan yg mau di-sharingkan? Silakan tulis di "comment" atau "Post a Comment" yg ada di bawah halaman ini. Terima kasih. Salam sukses selalu.

My Other Blogs

2009-03-27T18:13:00.000-07:00

Internal Audit Forum. Selamat datang

2008-04-09T15:10:00.008-07:00

Pembaca "Internal Audit Forum" yg budiman, kami ucapkan Selamat Datang di blog ini. Mudah-mudahan waktu Anda tidak sia-sia. Sebaliknya, harapannya kita bisa saling memberi manfaat melalui "Internal Audit Forum".

Bila Anda, pembaca "Internal Audit Forum" yg budiman mempunyai pengalaman berharga dengan pelaksanaan audit internal Anda, kami berharap Anda berkenan berbagi atau sharing pengalaman. Dengan begitu diharapkan pengalaman Anda memberi manfaat bagi pembaca "Internal Audit Forum" lainnya.

Sebaliknya. bila Anda, pembaca "Internal Audit Forum" yg budiman mengalami kesulitan, kebuntuan, atau permasalahan terkait dengan pelaksanaan tugas Anda sehari-hari sebagai Internal Auditor, semoga artikel-artikel di "Internal Audit Forum" ini bisa memberi manfaat untuk Anda.

Demikian juga, seandainya Anda, pembaca "Internal Audit Forum" yg budiman bukanlah berprofesi sebagai Internal Auditor, malainkan sebagai pengusaha atau eksekutif yg di perusahaanya terdapat departemen Internal Auditor, mudah-mudahan dengan membaca artikel-artikel di "Internal Audit Forum" ini Anda menjadi semakin tahu fungsi Internal Auditor. Dengan demikian Anda bisa mendorong peningkatan kinerja dan manfaat Internal Audit itu sendiri.

Bagi Anda, pembaca "Internal Audit Forum" yg barangkali sedang belajar tentang Internal Audit, khususnya Management Audit atau audit manajemen, atau sering disebut juga Operational Audit atau audit operasional, saya berharap blog ini akan sangat membantu Anda. Tetapi perlu Anda perhatikan, bahwa artikel-artikel di "Internal Audit Forum" ini lebih ditekankan pada pengalaman praktek. Bukan teori atau semacam Jurnal Ilmiah. Meskipun demikain, bukan berarti artikel-artikel di "Internal Audit Forum"ini tidak memiliki dasar teori. Bukan itu.

Artikel-artikel di "Internal Audit Forum"semua berawal dari teori atau referensi sebagai dasar untuk melakukan praktek audit. Tetapi, ketika dalam prakteknya ternyata banyak perkembangan dan pengembangan, maka artikel-artikel yg ada di blog ini lebih kami tekankan pada pengalaman praktek. Inilah yg kemudian nantinya di-sharing-kan atau juga didiskusikan dalam "Internal Audit Forum" ini.

Sekali lagi, terima kasih telah berkunjung di "Internal Audit Forum". Mohon maaf bila ada kata-kata yg kurang berkenan.

Salam.

Referensi

2008-04-09T15:10:00.007-07:00

Referensi

Referensi

Referensi

Referensi

Contact

2008-04-09T15:10:00.006-07:00

Pembaca Internal Audit Forum yg budiman,
apabila Anda bermaksud berdiskusi lebih lanjut dengan saya, silakan menghubungi saya di alamat e-mail berikut:

---------------------
stanley.sutrisno@ymail.com

atau

st.sutrisno@gmail.com
-----------------

Pembaca Internal Audit Forum yg budiman, mengingat pada jam-jam kantor, yakni
setiap hari Senin sampai dengan hari Jum'at jam 08.00 WIB ~ 16.30 WIB,
dan setiap hari Sabtu jam 08.00 WIB ~ 12.00 WIB,
saya ada kesibukan di tempat kerja saya, yakni sebagai Internal Auditor, maka
silakan Anda menghubungi saya di atas jam 17.00WIB melalui Yahoo.Messenger, yakni melalui e-mail address:

stanley.sutrisno@ymail.com

atau melalui HP di: 0888-240-3124; 0882-1501-4588.

Dengan senang hati saya akan membantu Anda, Pembaca Internal Audit Forum yg budiman, sejauh saya mampu. Tujuannya tidak lain adalah untuk saling meneguhkan dan saling memberikan dukungan untuk kesuksesan kita semua. Semoga pengalaman saya di bidang Audit Manajemen atau Audit Operasional, termasuk sebagai Auditor ISO 9001 dan Auditor ISO 14001 bisa memberi manfaat untuk Anda, Khususnya untuk Indonesia, negeri tercinta ini.

Pembaca Internal Audit Forum yg budiman, di tempat kerja saya, khusus untuk audit manajemen atau audit operasional, saya berpengalaman melakukan audit pada manajemen atau operasional produksi, logistik, energy, dll. Khusus audit energy, terutama pada audit Boiler atau audit Steam dan juga pada operasional Elektrik.

Khusus untuk audit operasional yg terkait dengan energy, atau audit energy, Pembaca Internal Audit Forum yg budiman bisa membaca di Blog saya yg lain, yakni Planet Energy. Silakan klik di link berikut:
http://planet-energy.blogspot.com

Akhir kata, selamat membaca. Kami tunggu kontak Anda.
Salam sukses selalu.

Stanley Sutrisno

My Personal Blog: http://stanleysutrisno.co.cc

internal audit. contoh kasus

2008-04-09T15:10:00.005-07:00

Pembaca Internal Audit Forum yg budiman, ada beberapa contoh kasus internal audit yg sudah saya up-load di Blog ini. Contoh kasus internal audit dalam hal ISO 9001 dapat Anda baca di link berikut ini:

http://internal-audit-forum.blogspot.com/2009/06/internal-audit-iso-9001contoh-kasus.html

Contoh kasus tsb di atas adalah contoh kasus yg sempat menggemparkan pemberitaan di media massa, baik cetak maupun elektronik, yakni kasus Prita Mulyasari yg harus "menikmati" penjara selama tiga minggu gara-gara emailnya yg berisi tentang keluhannya atas pelayanan rumah sakit Omni Internasional tempat dia berobat.

Sedangkan untuk contoh kasus audit operasional, Anda bisa membaca contoh kasus tentang audit operasional di Store pada perusahaan Retail, di link berikut:

http://internal-audit-forum.blogspot.com/2009/06/internal-audit-iso-9001contoh-kasus.html

dan:

contoh kasus audit operasional tentang perkebunan kelapa sawit, jika pada perkebunan tsb tidak ada SOP-nya. Bagaimana meng-audit organisasi yg tidak ada SOP-nya ini? Silakan baca di link berikut:

http://internal-audit-forum.blogspot.com/2009/07/audit-operasional-perkebunan-kelapa.html

Apabila ada pertanyaan terkait kasus-kasus internal audit di perusahaan atau organisasi Anda, silakan kirimkan pertanyaan Anda ke alamat emali berikut:

stanley.sutrisno@ymail.com

internal audit, kapan diperlukan?

2008-04-09T15:10:00.004-07:00

internal audit, kapan diperlukan?

internal audit, kapan diperlukan?

internal audit, kapan diperlukan?

internal audit, kapan diperlukan?

manajemen internal audit

2008-04-09T15:10:00.003-07:00

manajemen internal audit

manajemen internal audit

manajemen internal audit

manajemen internal audit

internal audit, Siapa yg Bisa Menjadi Internal Auditor?

2008-04-09T15:10:00.002-07:00

internal audit, Siapa yg Bisa Menjadi Internal Auditor?

internal audit, Siapa yg Bisa Menjadi Internal Auditor?

internal audit, Siapa yg Bisa Menjadi Internal Auditor?

internal audit, Siapa yg Bisa Menjadi Internal Auditor?

internal audit, mengapa perlu?

2008-04-09T15:10:00.001-07:00

Internal audit, mengapa perlu? Ya, internal audit sangat diperlukan bagi organisasi yg membutuhkan informasi dari pihak yg independen mengenai berbagai aktivitas organisasi guna pengambilan keputusan yg lebih obyektif dan accountable.

Setiap pimpinan organisasi, terutama Top Manajemen, tentu membutuhkan informasi guna mengetahui dan mengendalikan kinerja organisasi. Informasi tsb biasanya disajikan / disediakan oleh pihak yg melaksanakan aktivitas sebagai bentuk laporan pertanggung-jawaban. Karena laporan tsb disajikan oleh orang atau pihak yg melaksanakan pekerjaannya, maka laporan tsb bisa saja 'dibuat bagus' atau direkayasa atau ABS (Asal Bapak Senang) demi menjaga 'nama baik' pihak yg membuat laporan tsb, yakni pelaksana pekerjaan itu sendiri. Jika pimpinan mengambil keputusan hanya mendasarkan informasi dari pihak yg tidak independen tsb, maka keputusannya bisa tidak tepat atau salah. Hal ini berbeda jika laporan tsb dibuat oleh Internal Auditor.

Syaratnya adalah, bahwa posisi Internal Auditor harus independen, tidak di bawah pengaruh pihak operasional. Di samping itu internal auditor juga dituntut untuk profesional, dalam arti bertindak obyektif berdasarkan data / fakta dan dia harus memahami proses / pekerjaan / operasi yg sedang di-audit.

Selain untuk mendapatkan informasi dari pihak yg independen, internal auditor juga berfungsi untuk mengendalikan jalannya organisasi. Kenapa? Karena internal auditor bertugas mengevaluasi kinerja pihak yg diaudit guna mengetahui kemungkinan terjadinya penyimpangan, baik penyimpangan yg sifatnya kepatuhan / compliance, inefisiensi, kecurangan (fraud), aktivitas / operasi / pekerjaan yg tidak efektif, laporan keuangan yg tidak mencerminkan kondisi sesungguhnya, dsb, tergantung jenis internal auditor-nya.

Dengan demikian adanya internal auditor bisa menghindari resiko terjadinya kerugian karena tidak adanya kontrol dari pihak yg independen. Atau karena pengambilan keputusan yg salah akibat informasi yg tidak obyektif.

Meskipun demikian, karena dengan adanya internal auditor berarti pula adanya biaya, maka harus dihitung pula Cost-Benefit biaya penyelenggaraan internal audit ini. Biaya internal audit harus direncanakan sebaik mungkin dengan tetap mempertimbangkan efektifitasnya.

Dalam hal implementasi QMS ISO 9001, atau system manajemen mutu ISO 9001, maupun EMS ISO 14001 atau system manajemen lingkungan ISO 14001, keberadaan internal auditor bukan lagi merupakan pertimbangan atau kebutuhan manajemen, melainkan suatu kewajiban. Keberadaan internal auditor sudah menjadi salah satu ketentuan persyaratan standard internasional, sehingga ia memang harus ada sebagai bagian dari proses "Checking" atau pengawasan / pengendalian jalannya system manajemen, baik QMS ISO 9001 atau pun EMS ISO 14001.

Audit Manajemen atau Audit Operasional itu Apa?

2008-04-09T15:10:00.000-07:00

Pembaca Internal Audit Forum yg budiman, apa pengertian Audit Manajemen atau Audit Operasional itu? Apakah Anda sudah paham betul? Sudah atau belum, mari kita Sharing atau berbagi melalui Internal Audit Forum ini.

Sejauh yg saya ketahui, Audit Manajemen atau Audit Operasional adalah audit atau pemeriksaan yg dilakukan auditor terhadap kinerja operasional suatu aktifitas, baik aktivitas yg menghasilkan produk berupa barang, maupun yg menghasilkan jasa. Adapun tujuan audit operasional adalah untuk menilai kinerja unit, departemen, atau divisi yang bersangkutan, apakah sudah berjalan secara efisien dan efektif. Eisiensi dan efektifitas suatu unit atau departemen sangat dipengaruhi oleh kompetensi manajemen puncak dan manajemen menengah serta kepatuhan para manajer tsb terhadap kebijakan organisasi, itulah sebabnya audit operasional tidak bisa dilepaskan dari audit manajemen, sehingga seringkali audit operasional diasumsikan sama dengan audit manajemen.

Evaluasi terutama dilakukan terhadap proses manajemen-nya, yakni sejauh mana proses manajemen yg dilakukan pada unit, departemen, divisi tsb mempengaruhi atau berakibat pada kinerja unit organisasi yg di-audit tsb. Dalam hal ini, audit operasional tidak hanya dilakukan di unit produksi, tetapi di departemen Accounting-pun audit operasional atau audit manajemen bisa dilakukan. (Untuk audit operasional Departemen Accounting ini akan saya bahas tersendiri).

Pembaca Internal Audit Forum yg budiman, karena audit terutama diarahkan pada proses manajemen-nya, maka internal auditor yg melakukan audit manajemen atau audit operasional ini harus paham betul apa itu manajemen, proses manajemen, dsb, yg biasanya merupakan tahapan Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling. Atau ada juga yg mengatakan Plan, DO, Check, Action (PDCA) Continual Improvement. Di samping itu, Internal Auditor dalam audit manajemen ini juga dituntut untuk memahami betul operasional atau Business Process yg sedang di-audit, supaya dia bisa memberikan rekomendasi yg lebih berbobot.

Lalu apa bedanya dengan Audit ISO 9001 atau Audit Manajemen Mutu?

Pembaca Internal Audit Forum yg budiman, Audit ISO 9001 atau audit System Manajemen Mutu dalam prakteknya seringkali menjadi bagian dari audit manajemen atau audit operasional yg tidak bisa terpisahkan. Atau bisa juga dikatakan, ia hanya merupakan bagian dari audit operasional atau audit manajemen. Jika memang dari audit yg dilaksanakan oleh auditor operasional memerlukan audit ISO 9001, maka mau-tidak-mau auditor operasional akan melakukan pula audit kepatuhan atau compliance audit ISO 9001. Misalnya, ditemukan adanya penyimpangan dari kinerja operasional, dan ada indikasi penyimpangan tsb diakibatkan oleh karena tidak dipatuhinya prosedur (standard operating procedure) atau instruksi kerja dalam System Manajemen Mutu ISO 9001 ybs, maka Auditor Operasional akan memeriksa pula implementasi System Manajemen Mutu-nya.

Sakali lagi bisa saya tegaskan, bahwa Audit ISO 9001 atau juga audit system manajemen lingkungan ISO 14001 hanya berbicara mengenai, atau fokus pada kepatuhan manajemen terhadap standard internasional ISO 9001 atau system manajemen mutu yg telah ditetapkan organisasi. Itulah sebabnya, audit system manajemen mutu ISO 9001 juga disebut dengan compliance audit atau audit kepatuhan. Ia bukan menilai efisiensi dan efektifitas unit yg di-audit tsb. Ia mengevaluasi sejauh mana efektifitas implementasi system manajemen mutu-nya.

Sampai di sini barangkali ada yg hendak didiskusikan atau di-sharingkan, saya berharap Anda, pembaca Internal Audit Forum, berkenan menanggapi pada kolom "Post a Comment" di bawah ini. Atau mengirim email ke e-mail address yg ada di halaman "Contact". Silakan Klik di Sini. Selamat membaca artikel-artikel lainnya. Salam sukses selalu.