Audit Operasional Perkebunan Kelapa Sawit. Tidak Ada SOP Tidak Bisa Diaudit?

Pembaca Internal Audit Forum yg budiman, beberapa hari lalu ada dua pertanyaan dari pembaca Blog Internal Audit Forum ini, yg isinya hampir sama. Isinya adalah sbb:

"Salam kenal mas stanly...
saya bekerja di industri perkebunan kelapa sawit di kalimantan sebagai auditor internal.
saat ini boleh dibilang perusahaan tempat saya bekerja merupakan pemain baru di bidang perkebunan kelapa sawit, jadi masih minim sekali pengalaman bisnis di bidang tersebut.
sampai saat ini perusahaan ditempat saya bekerja belum ada standar sistem operasional yang ditetapkan sebagai kebijakan operasional perusahaan. saya mau minta pendapat nih sama mas stanly, apa yang mesti saya lakukan...? bagaimana saya bisa melakukan audit kalo SOP sebagai kriteria audit nya aja gak ada...?"

Pertanyaan ke dua:

"Di perusahan kami masih belum adanya sistem yang terdokumentasi, lalu kami diinisiatifkan untuk membentuk sistem (kami auditor internal) krn auditor internal tidak bisa dilakukan bila sistemnya tdk ada, lalu:

1.sistem itu sendiri dibagi apa2 aja (yg saya tau form prosedur dan manual, work instruction / SOP) ?,
2.apa yg harus diprioritaskan lbh dahulu (dari prosedur, form, sop, dsb),
3. apa bapak punya semacam referensi buat melakukan proses tsb (makasih maaf panjang-
semoga ga ngerepotin) makasih banyak.

Pembaca Internal Audit Forum yg budiman, terkait dengan pertanyaan pembaca Blog ini sebagaimana tsb di atas, yg bisa juga di baca di halaman “Tanya Jawab”, perihal belum adanya system (SOP) di perusahaan perkebunan kelapa sawit, sehingga tidak bisa dilakukan audit internal (audit operasional), saya bisa jelaskan secara garis besar sbb:

Saya kurang sependapat, kalau dikatakan bahwa tidak bisa dilakukan audit (internal) operasional karena belum adanya SOP, atau standar system operasional perusahaan. Kenapa? Karena, untuk bisa dilakukan audit operasional tidak harus ada SOP. Audit operasional berbeda dengan audit system manajemen mutu ISO 9001 (Quality Management System - QMS ISO 9001).

Audit QMS ISO 9001 dilakukan untuk mengevaluasi kepatuhan (compliance), efektivitas, dan improvement QMS, yg dalam hal ini SOP memang memegang peranan yg sangat luas / penting. Perusahaan yg sudah mengimplementasikan QMS ISO 9001 dipastikan sudah memiliki SOP atau Quality Procedure atau apapun namanya, karena dia merupakan persyaratan yg harus dipenuhi. Prosedur tsb misalnya prosedur pengendalian dokumen dan rekaman, prosedur internal audit, prosedur pengendalian produk tidak sesuai, prosedur tindakan perbaikan dan pencegahan.

Tidak demikian halnya dengan audit operasional. Audit operasional adalah untuk mengevaluasi efektifitas dan efisiensi operasi perusahaan atau unit tertentu sesuai cakupan audit. Auditor internal bisa men-judgment suatu operasi efektif atau tidak, efisien atau tidak tanpa harus melihat standar system operasionalnya. Jadi tanpa ada SOP-nya pun kita bisa melakukan audit operasional. Lalu, apa yg harus dilakukan oleh auditor operasional di perusahaan perkebunan kelapa sawit ini?

Kalau saya jadi internal auditor-nya, maka yg saya akan lakukan adalah, di antaranya, sbb:
- Menilai efektifitas perkebunan tsb:
~> Memastikan berapa luas area perkebunan kelapa sawit tsb.
~> Memastikan berapa pohon yg ditanam.
~> Memastikan umur pohon
~> Memastikan berapa produksi pertahunnya. Buat trend-nya. Kalau tidak ada dokumen-2-nya, bisa dicari cara lain untuk memastikan produksinya.

~> Dapatkan referensi, bisa berupa benchmark/perusahaan sejenis, buku-buku, dsb, guna memastikan berapa seharusnya produksi optimum per tahunnya untuk area dengan jenis tanah seperti yg ada di perusahaan perkebunan tsb. Kita kenal ini sebagai ”Kriteria”.

~> Bandingkan antara aktual produksi Vs Kriteria. Dari sini bisa diketahui efektif tidaknya. Bila sama atau lebih tinggi dari kriteria, berarti efektif. Begitu pula sebaliknya. Semua ini dalam bentuk quantity.

~> Pastikan nilai rupiahnya. Bandingkan dengan harga pasar atau harga kewajarannya. Hitung selisihnya (variance-nya). Yang ini bisa dilakukan, bisa tidak. Ini tergantung dari luas penugasan auditnya. Karena harga jual bisa jadi sudah di luar tanggung-jawab manajer operasional.

- Menilai efsiensinya:
~> Pastikan berapa biaya operasionalnya. Hitung biaya per ton hasil.
~> Bandingkan dengan ”Kriteria”, baik dari benchmark atau pun referensi lain. Hitung selisihnya. Lebih tinggi atau lebih rendah? Lebih tinggi berati tidak efisien. Demikian pula sebaliknya.

Kalau sudah bisa dinilai efektifitas dan efisiensinya, terutama jika ternyata tidak efektif dan juga tdak efisien, maka tugas auditor selanjutnya adalah mencari penyebabnya.

- Apakah kualitas bibitnya yg tidak bagus?
- Apakah ”Proses”-nya yg tidak tepat? Misalnya, cara penanamannya, musim tanamnya yg tidak tepat, jarak tanamnya terlalu renggang atau terlalu sempit, perawatan / pemeliharaannya yg kurang baik, cara pengambilan hasil (memetik) yg tidak benar, atau terlalu tua / terlalu muda, handling-nya yg salah, dst, dst.

- Atau ada indikasi penyalahgunaan (Fraud)?
- Apakah sumber daya manusia (SDM)-nya yg tidak kompeten?
- Apakah perencanaan (Planning)-nya lemah? Misalnya tidak adanya target produksi yg bisa dipertanggung-jawabkan. Anggaran yg tidak realistis, dsb.

- Apakah pengawasannya yg tidak kuat? Baik pengawasan di lapangan maupun melalui laporan, dalam hal ini perlu dilihat ada tidaknya analysis selisih dan Corrective & Preventive Action-nya.

Semua itu harus diidentifikasi. Dan auditor internal harus bisa menemukan jawabnya, dan kemudian memberikan rekomendasi perbaikan.

Perlu diperhatikan: Meskipun auditor internal berkewajiban memberikan rekomendasi perbaikan, tetapi sebaiknya internal auditor tidak diwajibkan untuk menyusun systemnya. Hal ini untuk menghindari Conflict of Interest, obyektifitas, dan independensi internal auditor itu sendiri. Jadi internal auditor harus bisa mengetahui batas-batas antara rekomendasi dan penyusun system. Yg menyusun system sebaiknya adalah System Analyst.

Demikian yg bisa saya sampaikan secara singkat di Blog ini. Bila perlu sharing lebih intens lagi silakan melalui Yahoo! Messenger atau HP. Terima kasih.
Semoga Anda bisa berkontribusi lebih bagi peningkatan kinerja organisasi.

Salam sukses.

Stanley Sutrisno

13 comments:

Asqolani said...

Terima kasih atas jawabannya mas, jawaban mas benar2 membantu bagi kami, dan mungkin bagi user lain yang memiliki problem yang sama dalam konteks yang lebih luas,

Namun, untuk pembentukan sistem, bagaimana mas, memang saya sangat setuju dengan opini mas yang mengatakan bahwa Auditor Internal sebaiknya tidak terlibat dalam proses penyusunan sistem (hanya merekomendasikan temuan atas perbaikan sistem) namun, saya rasa hal tersebut hanya bisa dilakukan oleh perusahaan yang mapan dan sudah memiliki departemen sistem sendiri serta terpisah dalam segi fungsinya dengan departemen audit internal.

Kenyataannya kondisi di perusahaan kami menetapkan kebijakan untuk saat ini yang menempatkan kami sebagai System Analyst / pembentuk sistem (selain Auditor Internal) karena belum adanya departemen sistem di tempat kami (dan kliatannya untuk dalam proses pembentukan sistem ini tidak ada itikad dari perusahaan untuk membentuk khusus departemen sistem).

Dari segi teknis operasional memang kami sudah memiliki beberapa sistem yang terdokumentasi dari perusahaan sejenis, walaupun sistem tersebut tdk bisa diterapkan seluruhnya di perusahaan kami dan perlu berbagai macam revisi dan penyesuaian dan kami masih terkendala dalam proses pengklasifikasian sistem tersebut karena kami sendiri belum mengetahui elemen2 apa saja yang ada dalam sistem tersebut

Menurut mas apa yang seharusnya kami lakukan agar kami dapat menjalankan tugas kami sebagai analis sistem untuk saat ini, karena kami kurang mengetahui langkah2 proses pembentukan sistem dan elemen sistem tersebut.

Apakah mas punya referensi / link dimana kami bisa memperoleh suatu langkah konkret dalam proses pembentukan dan pemeliharaan tersebut (pernah saya coba sendiri cari di google dengan keyword “system development process” namun yang ada hanya secara general tidak spesifik dan kebanykan tentang pembuatan sistem dari sudut pandang aplikasi komputer)


Terima kasih, semoga bermanfaat bagi rekan2 lainnya.

Install Xp From Dos

If XP will not install from the CD or if you have a new drive with no operating system on
it yet try these:

Install Windows XP from the hard drive with Windows 98 already installed:

Boot Windows 98
Insert the XP CD into your CD reader
Explore Windows XP through My Computer
Copy i386 folder to C:\
Go into C:\i386 folder and double click on winnt32.exe to launch the setup from the hard drive

Install Windows XP from DOS (ie. no OS on a new hard drive):

Boot with a Windows 98 Start Up disk
Insert the Windows 98 CD into the CD reader
Run smartdrv.exe from the Win98 directory on the windows 98 CD (file caching)
Type cd.. to back up to the root directory
Insert Windows XP CD into the CD reader
Copy the i386 folder to C:\
Go into C:\i386 folder on C: and type winnt.exe to launch the setup from the hard drive.

Asqolani said...

Maaf, comment saya scr tidak sengaja tercopi text lainnya.. :D

Anonymous said...

wah ini sangat bermanfaat bagi saya yg baru mulai berkecimpung di dunia kelapa sawit..sebelumnya perkenalkan nama saya ibrahim
saya mo tanya lebih lanjut mas klo di perusahaan kelapa sawit gimana cara buat audit plan n audit program nya jika dilihat berdasarkan resikonya?

tommy said...

Selamat sore mas,
ada yang ingin saya tanyakan :
selama ini,
1. SOP perusahaan saya yang koordinir untuk membuat.
2. Saat ini saya diberikan tugas sebagai Internal Auditor merangkap System.

untuk saat ini perusahaan belum ingin membuat divisi System tersendiri dan saat ini diserahkan ke saya karena menurut manajemen saya pernah membuat SOP perusahaan (walaupun sambil diselingi dengan pekerjaan auditor).
Saat ini yang saya kerjakan adalah mengaudit dengan memberikan rekomendasi diantaranya apakah system yang ada sudah cukup efektif dan efisien?
Jika sudah tidak efektif dan efisien maka fungsi saya sebagai System akan berkoordinasi dengan Kepala Divisi terkait perihal temuan saya dan hal tersebut kita serahkan ke manajemen.
Bagaimana ya mas perihal ini ?
terima kasih.

Salam.

Unknown said...

Apa yang diungkapkan Mas Stanley saya setuju sekali. Sebagai tambahan, Audit perkebunan lebih banyak di fokuskan ke Operasional, kelayakan dan company policy.
Standarisasi yang disebut sebagai kriteria, benar-benar harus menjadi tolok ukur untuk menguji kesimpulan2 sementara. Dalam perkebunan hal-hal yang perlu diaudit, dianalisa serta dievaluasi diantaranya adalah :
1. Apakah penggunaan pupuk yang sesuai dosis ?
2. Bagaimana perencanaan infrastuktur perkebunan, apakah infrastruktur yang telah dibuat ada 'beralih fungsi' sehingga menimbulkan cost yang tdk perlu ?
Karena jika salah perusahaan bisa kehilangan uang Milyaran rupiah.
3. Bagaimana dengan penggunaan BBM pada alat berat, 1 banding berapa HM ( Hour Meter ) ?
4. Sering terjadi pekerjaan kontraktor yang one benefit, two cost, misalnya biaya potong bukit, namun disisi lain ada pembelian pasir batu untuk timbun jalan.
5. Berapa cost/ha untuk setiap TM dan TBM ?
6. Inventarisasi Bibit per pokok di pembibitan berdasarkan luas m2. Jika bibit dikatakan mati, atau replanting , apakah ada dibuat Berita Acara Pemusnahannya ?
Dan masih byk lagi yang lain, untuk itu saya refrensikan buku perkebunan yang perlu dibaca adalah " Budi Daya dan Pengelolaan Kebun KS dgn Sistem Kemitraan " karangan Ir.Sunarko, Msi, terbitan Agro Media.

Hasbi said...

Luar biasa mas Stanley..apa yang dipaparkan sangat sangat bermanfaat..baru kali ini liat blog tentang internal audit yang ga bikin ngantuk..hampir semua postingan saya baca sore ini..
Blog ini juga menyadarkan saya bahwa Internal Auditor akan menjadi seseorang yang tau segala hal,,segala ilmu pengetahuan,,dasyat! dan saya semakin bangga menjadi Internal Auditor..Mohon ijin blognya dijadikan referensi untuk pengembangan perusahaan tempat saya bekerja..
Hebat Pak! Trims a lot

Salam
Hasbi

Anonymous said...

wah ini sangat bermanfaat bagi saya mas...yg baru mulai berkecimpung di dunia kelapa sawit bahkan saya baru menjabat sebagai Internal control yang memang saya buta di bidang ini. saya ingin tanya mas...
1.Apa sih tujuan internal control itu..?
2.Seperti apa tangung jawab internal control itu ?
3.Dan prosedur apa saja yang mesti dilakukan ?
4. ruang lingkup mana saja yang mesti di control.

Maaf Mas..., saya banyak tanya ni..,jujur saya buta mengenai internal kontrol.
terimakasih bnyak ya mas...

dedi said...

Terima kasih untuk pencerahannya pak stanly,namun ada satu pertanyaan saya mengenai Fraud yang bapak sampaikan. Bukankah untuk mengetahui terdapat indikasi fraud atau tidak harus memenuhi 3 syarat, yaitu disengaja, menguntungkan diri sendiri atau orang lain, dan melanggar SOP.
Bagaimana mengetahui terjadi indikasi fraud apabila tidak terdapat SOP di dalam perusahaan tersebut.

Terima kasih sebelumnya,dan mohon pencerahannya lagi.

master togel said...

KISAH NYATA..............
Ass.Saya ir Sutrisno.Dari Kota Jayapura Ingin Berbagi Cerita
dulunya saya pengusaha sukses harta banyak dan kedudukan tinggi tapi semenjak
saya ditipu oleh teman hampir semua aset saya habis,
saya sempat putus asa hampir bunuh diri,tapi saya buka
internet dan menemukan nomor Ki Kanjeng saya beranikan diri untuk menghubungi beliau,saya di kasih solusi,
awalnya saya ragu dan tidak percaya,tapi saya coba ikut ritual dari Ki Kanjeng alhamdulillah sekarang saya dapat modal dan mulai merintis kembali usaha saya,
sekarang saya bisa bayar hutang2 saya di bank Mandiri dan BNI,terimah kasih Ki,mau seperti saya silahkan hub Ki
Kanjeng di nmr 085320279333 Kiyai Kanjeng,ini nyata demi Allah kalau saya tidak bohong,indahnya berbagi,assalamu alaikum.

KEMARIN SAYA TEMUKAN TULISAN DIBAWAH INI SYA COBA HUBUNGI TERNYATA BETUL,
BELIAU SUDAH MEMBUKTIKAN KESAYA !!!

((((((((((((DANA GHAIB)))))))))))))))))

Pesugihan Instant 10 MILYAR
Mulai bulan ini (juli 2015) Kami dari padepokan mengadakan program pesugihan Instant tanpa tumbal, serta tanpa resiko. Program ini kami khususkan bagi para pasien yang membutuhan modal usaha yang cukup besar, Hutang yang menumpuk (diatas 1 Milyar), Adapun ketentuan mengikuti program ini adalah sebagai berikut :

Mempunyai Hutang diatas 1 Milyar
Ingin membuka usaha dengan Modal diatas 1 Milyar
dll

Syarat :

Usia Minimal 21 Tahun
Berani Ritual (apabila tidak berani, maka bisa diwakilkan kami dan tim)
Belum pernah melakukan perjanjian pesugihan ditempat lain
Suci lahir dan batin (wanita tidak boleh mengikuti program ini pada saat datang bulan)
Harus memiliki Kamar Kosong di rumah anda

Proses :

Proses ritual selama 2 hari 2 malam di dalam gua
Harus siap mental lahir dan batin
Sanggup Puasa 2 hari 2 malam ( ngebleng)
Pada malam hari tidak boleh tidur

Biaya ritual Sebesar 10 Juta dengan rincian sebagai berikut :

Pengganti tumbal Kambing kendit : 5jt
Ayam cemani : 2jt
Minyak Songolangit : 2jt
bunga, candu, kemenyan, nasi tumpeng, kain kafan dll Sebesar : 1jt

Prosedur Daftar Ritual ini :

Kirim Foto anda
Kirim Data sesuai KTP

Format : Nama, Alamat, Umur, Nama ibu Kandung, Weton (Hari Lahir), PESUGIHAN 10 MILYAR

Kirim ke nomor ini : 085320279333
SMS Anda akan Kami balas secepatnya

Maaf Program ini TERBATAS .

FamilyPegagan said...

copy paste comment,
semua tergantung jam terbang Auditor nya....
Agar dibuat standard segera dengan terima karyawan yg berpengalaman, syukur syukur ada copy SOP, kriteria dan iom perusahaan sejenis...

FamilyPegagan said...

copy paste comment,
semua tergantung jam terbang Auditor nya....
Agar dibuat standard segera dengan terima karyawan yg berpengalaman, syukur syukur ada copy SOP, kriteria dan iom perusahaan sejenis...

Unknown said...

Wah blog & komentatornya bagus², lanjutkan suhu menambah wawasan ..

ludfi said...

Saya senang membacanya, karena memang seperti inilah seharusnya fungsi dan tugas Internal Auditor. salam sukses....

Internal Audit Forum. DAFTAR ISI:

Silakan baca artikel "Internal Audit Forum" lainnya.

Klik Links di bawah ini: