Audit Operasional Store di Perusahaan Retail

Pembaca Internal Audit Forum yg budiman, beberapa minggu lalu ada pembaca Blog ini yg menulis tanggapan atau pertanyaan di halaman "Tanya-Jawab". Pertanyaannya sbb:

"Sy sekarang sedang melaksanakan Audit Operasional Store di perusahaan retail, aspek2 apa saja yang perlu diaudit? Thanks."

Pembaca Internal Audit Forum yg budiman, saya ingatkan sekali lagi, bahwa audit operasional, atau kadang disebut juga audit manajerial, tujuan utamanya adalah untuk mengevaluasi efektifitas dan efisiensi operasi. Untuk itu, ketika kita mengaudit Store untuk perusahaan retail ini, kita harus mengerti betul (memastikan) apa fungsi utama dari Store tsb.

Apakah dia hanya berfungsi menyimpan barang atau dia juga bertanggung-jawab untuk mengatur jumlah stock. Kita tidak bisa menyatakan bahwa fungsi Store efektif jika kita tdk tahu persis apa fungsi utamanya. Sedangkan untuk menyatakan operasional Store efisien atau tidak internal auditor bisa melakukan pembandingan berapa biaya yg ditetapkan untuk operasional Store tsb dengan biaya aktualnya.

Pembaca Internal Audit Forum yg budiman, pada umumnya, Store selain bertanggung-jawab untuk menyimpan Stock, dia juga bertugas untuk mengatur jumlah stock. Berapa stock minimum, stock maksimum, dan terutama untuk menghindari kekosongan Stock ketika barang tsb dibutuhkan. Selain itu, pelayanannya juga harus cepat, dan system pengendalian intern-nya juga harus bisa memastikan bahwa barang yang disimpan di Store aman dan tidak mengalami penurunan mutu.

Dengan demikian ketika melakukan audit Store aspek yg harus diperhatikan antara lain:

- System Pengendalian Intern (SPI). SPI umumnya mencakup empat aspek: yakni Struktur organisasi yg memisahkan fungsi pelaksanaan dari fungsi pencatatan dan penyimpanan, system otorisasi dan prosedur pencatatan yg mampu menjamin keamanan assets, praktek yg sehat yg dilaksanakan secara konsisten dan karyawan yg cakap dan jujur. Anda harus pelajari keempat faktor tsb.

- Aspek Operasional.
Yang saya maksud di sini adalah apakah operasional Store mampu menjamin ketersediaan stock ketika dibutuhkan, Supply Chain yg simple dan cepat, kualitas barang yg terjaga, dan dengan biaya penyelenggarakan store yg rendah. Dalam hal ini auditor internal juga perlu mengevaluasi Inventory Turnover, rata-rata kebutuhan stock harian, mingguan, bulanan, dsb, guna menilai apakah Reorder-point terlalu tinggi sehingga menimbulkan penimbunan stock terlalu banyak yg berakibat pada investasi yg terlalu besar pada inventory, atau sebaliknya terlalu rendah sehingga ada potensi resiko Iddle Stock? Ini terkait pula dengan kemungkinan adanya stock Slow Moving atau bahkan Non Moving Items.

- Aspek managerial.

Kalau dari hasil audit / evaluasi menunjukkan adanya minimum stock yg berlebihan, atau terdapat Stock Slow Moving /Non-moving yg cukup signifikan / materiil, ditemukan adanya stock yg rusak atau mengalami penurunan kualitas, atau ada potensi Iddle Stock dan juga sering terjadi kekosongan Stock, biaya penyelenggaraan penyimpanan stock yg melebihi "Kriteria" / ketetapan organisasi, dsb, maka auditor internal harus melakukan evaluasi terhadap aspek manajerial, meliputi Planning, Organizing, Actuating, Directing, Controlling, dan juga System Improvement-nya. Kalau dari proses manajemen tsb ternyata banyak ditemukan kelemahan, maka selanjutnya perlu dievaluasi kompetensi SDM, terutama pimpinan. Apakah dia memiliki kompetensi memangku jabatan di posisi itu.

%%%