Pembaca Internal Audit Forum yg budiman, beberapa hari lalu ada dua pertanyaan dari pembaca Blog Internal Audit Forum ini, yg isinya hampir sama. Isinya adalah sbb:
"Salam kenal mas stanly...
saya bekerja di industri perkebunan kelapa sawit di kalimantan sebagai auditor internal.
saat ini boleh dibilang perusahaan tempat saya bekerja merupakan pemain baru di bidang perkebunan kelapa sawit, jadi masih minim sekali pengalaman bisnis di bidang tersebut.
sampai saat ini perusahaan ditempat saya bekerja belum ada standar sistem operasional yang ditetapkan sebagai kebijakan operasional perusahaan. saya mau minta pendapat nih sama mas stanly, apa yang mesti saya lakukan...? bagaimana saya bisa melakukan audit kalo SOP sebagai kriteria audit nya aja gak ada...?"
Pertanyaan ke dua:
"Di perusahan kami masih belum adanya sistem yang terdokumentasi, lalu kami diinisiatifkan untuk membentuk sistem (kami auditor internal) krn auditor internal tidak bisa dilakukan bila sistemnya tdk ada, lalu:
1.sistem itu sendiri dibagi apa2 aja (yg saya tau form prosedur dan manual, work instruction / SOP) ?,
2.apa yg harus diprioritaskan lbh dahulu (dari prosedur, form, sop, dsb),
3. apa bapak punya semacam referensi buat melakukan proses tsb (makasih maaf panjang-
semoga ga ngerepotin) makasih banyak.
Pembaca Internal Audit Forum yg budiman, terkait dengan pertanyaan pembaca Blog ini sebagaimana tsb di atas, yg bisa juga di baca di halaman “Tanya Jawab”, perihal belum adanya system (SOP) di perusahaan perkebunan kelapa sawit, sehingga tidak bisa dilakukan audit internal (audit operasional), saya bisa jelaskan secara garis besar sbb:
Saya kurang sependapat, kalau dikatakan bahwa tidak bisa dilakukan audit (internal) operasional karena belum adanya SOP, atau standar system operasional perusahaan. Kenapa? Karena, untuk bisa dilakukan audit operasional tidak harus ada SOP. Audit operasional berbeda dengan audit system manajemen mutu ISO 9001 (Quality Management System - QMS ISO 9001).
Audit QMS ISO 9001 dilakukan untuk mengevaluasi kepatuhan (compliance), efektivitas, dan improvement QMS, yg dalam hal ini SOP memang memegang peranan yg sangat luas / penting. Perusahaan yg sudah mengimplementasikan QMS ISO 9001 dipastikan sudah memiliki SOP atau Quality Procedure atau apapun namanya, karena dia merupakan persyaratan yg harus dipenuhi. Prosedur tsb misalnya prosedur pengendalian dokumen dan rekaman, prosedur internal audit, prosedur pengendalian produk tidak sesuai, prosedur tindakan perbaikan dan pencegahan.
Tidak demikian halnya dengan audit operasional. Audit operasional adalah untuk mengevaluasi efektifitas dan efisiensi operasi perusahaan atau unit tertentu sesuai cakupan audit. Auditor internal bisa men-judgment suatu operasi efektif atau tidak, efisien atau tidak tanpa harus melihat standar system operasionalnya. Jadi tanpa ada SOP-nya pun kita bisa melakukan audit operasional. Lalu, apa yg harus dilakukan oleh auditor operasional di perusahaan perkebunan kelapa sawit ini?
Kalau saya jadi internal auditor-nya, maka yg saya akan lakukan adalah, di antaranya, sbb:
- Menilai efektifitas perkebunan tsb:
~> Memastikan berapa luas area perkebunan kelapa sawit tsb.
~> Memastikan berapa pohon yg ditanam.
~> Memastikan umur pohon
~> Memastikan berapa produksi pertahunnya. Buat trend-nya. Kalau tidak ada dokumen-2-nya, bisa dicari cara lain untuk memastikan produksinya.
~> Dapatkan referensi, bisa berupa benchmark/perusahaan sejenis, buku-buku, dsb, guna memastikan berapa seharusnya produksi optimum per tahunnya untuk area dengan jenis tanah seperti yg ada di perusahaan perkebunan tsb. Kita kenal ini sebagai ”Kriteria”.
~> Bandingkan antara aktual produksi Vs Kriteria. Dari sini bisa diketahui efektif tidaknya. Bila sama atau lebih tinggi dari kriteria, berarti efektif. Begitu pula sebaliknya. Semua ini dalam bentuk quantity.
~> Pastikan nilai rupiahnya. Bandingkan dengan harga pasar atau harga kewajarannya. Hitung selisihnya (variance-nya). Yang ini bisa dilakukan, bisa tidak. Ini tergantung dari luas penugasan auditnya. Karena harga jual bisa jadi sudah di luar tanggung-jawab manajer operasional.
- Menilai efsiensinya:
~> Pastikan berapa biaya operasionalnya. Hitung biaya per ton hasil.
~> Bandingkan dengan ”Kriteria”, baik dari benchmark atau pun referensi lain. Hitung selisihnya. Lebih tinggi atau lebih rendah? Lebih tinggi berati tidak efisien. Demikian pula sebaliknya.
Kalau sudah bisa dinilai efektifitas dan efisiensinya, terutama jika ternyata tidak efektif dan juga tdak efisien, maka tugas auditor selanjutnya adalah mencari penyebabnya.
- Apakah kualitas bibitnya yg tidak bagus?
- Apakah ”Proses”-nya yg tidak tepat? Misalnya, cara penanamannya, musim tanamnya yg tidak tepat, jarak tanamnya terlalu renggang atau terlalu sempit, perawatan / pemeliharaannya yg kurang baik, cara pengambilan hasil (memetik) yg tidak benar, atau terlalu tua / terlalu muda, handling-nya yg salah, dst, dst.
- Atau ada indikasi penyalahgunaan (Fraud)?
- Apakah sumber daya manusia (SDM)-nya yg tidak kompeten?
- Apakah perencanaan (Planning)-nya lemah? Misalnya tidak adanya target produksi yg bisa dipertanggung-jawabkan. Anggaran yg tidak realistis, dsb.
- Apakah pengawasannya yg tidak kuat? Baik pengawasan di lapangan maupun melalui laporan, dalam hal ini perlu dilihat ada tidaknya analysis selisih dan Corrective & Preventive Action-nya.
Semua itu harus diidentifikasi. Dan auditor internal harus bisa menemukan jawabnya, dan kemudian memberikan rekomendasi perbaikan.
Perlu diperhatikan: Meskipun auditor internal berkewajiban memberikan rekomendasi perbaikan, tetapi sebaiknya internal auditor tidak diwajibkan untuk menyusun systemnya. Hal ini untuk menghindari Conflict of Interest, obyektifitas, dan independensi internal auditor itu sendiri. Jadi internal auditor harus bisa mengetahui batas-batas antara rekomendasi dan penyusun system. Yg menyusun system sebaiknya adalah System Analyst.
Demikian yg bisa saya sampaikan secara singkat di Blog ini. Bila perlu sharing lebih intens lagi silakan melalui Yahoo! Messenger atau HP. Terima kasih.
Semoga Anda bisa berkontribusi lebih bagi peningkatan kinerja organisasi.
Salam sukses.
Stanley Sutrisno
"Salam kenal mas stanly...
saya bekerja di industri perkebunan kelapa sawit di kalimantan sebagai auditor internal.
saat ini boleh dibilang perusahaan tempat saya bekerja merupakan pemain baru di bidang perkebunan kelapa sawit, jadi masih minim sekali pengalaman bisnis di bidang tersebut.
sampai saat ini perusahaan ditempat saya bekerja belum ada standar sistem operasional yang ditetapkan sebagai kebijakan operasional perusahaan. saya mau minta pendapat nih sama mas stanly, apa yang mesti saya lakukan...? bagaimana saya bisa melakukan audit kalo SOP sebagai kriteria audit nya aja gak ada...?"
Pertanyaan ke dua:
"Di perusahan kami masih belum adanya sistem yang terdokumentasi, lalu kami diinisiatifkan untuk membentuk sistem (kami auditor internal) krn auditor internal tidak bisa dilakukan bila sistemnya tdk ada, lalu:
1.sistem itu sendiri dibagi apa2 aja (yg saya tau form prosedur dan manual, work instruction / SOP) ?,
2.apa yg harus diprioritaskan lbh dahulu (dari prosedur, form, sop, dsb),
3. apa bapak punya semacam referensi buat melakukan proses tsb (makasih maaf panjang-
semoga ga ngerepotin) makasih banyak.
Pembaca Internal Audit Forum yg budiman, terkait dengan pertanyaan pembaca Blog ini sebagaimana tsb di atas, yg bisa juga di baca di halaman “Tanya Jawab”, perihal belum adanya system (SOP) di perusahaan perkebunan kelapa sawit, sehingga tidak bisa dilakukan audit internal (audit operasional), saya bisa jelaskan secara garis besar sbb:
Saya kurang sependapat, kalau dikatakan bahwa tidak bisa dilakukan audit (internal) operasional karena belum adanya SOP, atau standar system operasional perusahaan. Kenapa? Karena, untuk bisa dilakukan audit operasional tidak harus ada SOP. Audit operasional berbeda dengan audit system manajemen mutu ISO 9001 (Quality Management System - QMS ISO 9001).
Audit QMS ISO 9001 dilakukan untuk mengevaluasi kepatuhan (compliance), efektivitas, dan improvement QMS, yg dalam hal ini SOP memang memegang peranan yg sangat luas / penting. Perusahaan yg sudah mengimplementasikan QMS ISO 9001 dipastikan sudah memiliki SOP atau Quality Procedure atau apapun namanya, karena dia merupakan persyaratan yg harus dipenuhi. Prosedur tsb misalnya prosedur pengendalian dokumen dan rekaman, prosedur internal audit, prosedur pengendalian produk tidak sesuai, prosedur tindakan perbaikan dan pencegahan.
Tidak demikian halnya dengan audit operasional. Audit operasional adalah untuk mengevaluasi efektifitas dan efisiensi operasi perusahaan atau unit tertentu sesuai cakupan audit. Auditor internal bisa men-judgment suatu operasi efektif atau tidak, efisien atau tidak tanpa harus melihat standar system operasionalnya. Jadi tanpa ada SOP-nya pun kita bisa melakukan audit operasional. Lalu, apa yg harus dilakukan oleh auditor operasional di perusahaan perkebunan kelapa sawit ini?
Kalau saya jadi internal auditor-nya, maka yg saya akan lakukan adalah, di antaranya, sbb:
- Menilai efektifitas perkebunan tsb:
~> Memastikan berapa luas area perkebunan kelapa sawit tsb.
~> Memastikan berapa pohon yg ditanam.
~> Memastikan umur pohon
~> Memastikan berapa produksi pertahunnya. Buat trend-nya. Kalau tidak ada dokumen-2-nya, bisa dicari cara lain untuk memastikan produksinya.
~> Dapatkan referensi, bisa berupa benchmark/perusahaan sejenis, buku-buku, dsb, guna memastikan berapa seharusnya produksi optimum per tahunnya untuk area dengan jenis tanah seperti yg ada di perusahaan perkebunan tsb. Kita kenal ini sebagai ”Kriteria”.
~> Bandingkan antara aktual produksi Vs Kriteria. Dari sini bisa diketahui efektif tidaknya. Bila sama atau lebih tinggi dari kriteria, berarti efektif. Begitu pula sebaliknya. Semua ini dalam bentuk quantity.
~> Pastikan nilai rupiahnya. Bandingkan dengan harga pasar atau harga kewajarannya. Hitung selisihnya (variance-nya). Yang ini bisa dilakukan, bisa tidak. Ini tergantung dari luas penugasan auditnya. Karena harga jual bisa jadi sudah di luar tanggung-jawab manajer operasional.
- Menilai efsiensinya:
~> Pastikan berapa biaya operasionalnya. Hitung biaya per ton hasil.
~> Bandingkan dengan ”Kriteria”, baik dari benchmark atau pun referensi lain. Hitung selisihnya. Lebih tinggi atau lebih rendah? Lebih tinggi berati tidak efisien. Demikian pula sebaliknya.
Kalau sudah bisa dinilai efektifitas dan efisiensinya, terutama jika ternyata tidak efektif dan juga tdak efisien, maka tugas auditor selanjutnya adalah mencari penyebabnya.
- Apakah kualitas bibitnya yg tidak bagus?
- Apakah ”Proses”-nya yg tidak tepat? Misalnya, cara penanamannya, musim tanamnya yg tidak tepat, jarak tanamnya terlalu renggang atau terlalu sempit, perawatan / pemeliharaannya yg kurang baik, cara pengambilan hasil (memetik) yg tidak benar, atau terlalu tua / terlalu muda, handling-nya yg salah, dst, dst.
- Atau ada indikasi penyalahgunaan (Fraud)?
- Apakah sumber daya manusia (SDM)-nya yg tidak kompeten?
- Apakah perencanaan (Planning)-nya lemah? Misalnya tidak adanya target produksi yg bisa dipertanggung-jawabkan. Anggaran yg tidak realistis, dsb.
- Apakah pengawasannya yg tidak kuat? Baik pengawasan di lapangan maupun melalui laporan, dalam hal ini perlu dilihat ada tidaknya analysis selisih dan Corrective & Preventive Action-nya.
Semua itu harus diidentifikasi. Dan auditor internal harus bisa menemukan jawabnya, dan kemudian memberikan rekomendasi perbaikan.
Perlu diperhatikan: Meskipun auditor internal berkewajiban memberikan rekomendasi perbaikan, tetapi sebaiknya internal auditor tidak diwajibkan untuk menyusun systemnya. Hal ini untuk menghindari Conflict of Interest, obyektifitas, dan independensi internal auditor itu sendiri. Jadi internal auditor harus bisa mengetahui batas-batas antara rekomendasi dan penyusun system. Yg menyusun system sebaiknya adalah System Analyst.
Demikian yg bisa saya sampaikan secara singkat di Blog ini. Bila perlu sharing lebih intens lagi silakan melalui Yahoo! Messenger atau HP. Terima kasih.
Semoga Anda bisa berkontribusi lebih bagi peningkatan kinerja organisasi.
Salam sukses.
Stanley Sutrisno
