Audit Fungsi Pemasaran atau Marketing_2 ini adalah Lanjutan dari Audit Fungsi Pemasaran atau Marketing_1.
Pembaca Internal Audit Forum yg budiman, Benchmarking adalah membandingkan antara obyek yg kita audit dengan perusahaan lain, atau unit lain , atau dengan yang umumnya berlaku. Yang paling baiklah yg biasanya dijadikan sebagai Benchmark.
Sedangkan Baseline adalah membandingkan obyek yg kita periksa dengan kinerja obyek yg kita periksa ini pada periode tertentu di masa lalu yang dinilai kinerjanya paling baik. Periode paling baik inilah yg dijadikan sebagai Baseline. Jadi bisa dikatakan, kalau Benchmarking sifatnya adalah horisontal. Sedangkan Baseline sifatnya vertikal.
Pembaca Internal Audit Forum yg budiman, disamping Benchmark dan Baseline, dalam Audit Fungsi Pemasaran atau Marketing pengesahan Sales Budget atau Sales Plan juga perlu diperhatikan dari sisi otorisasinya. Yakni, siapa pejabat tertinggi yg mengesahkan Sales Budget atau Sales Plan tsb. Apakah dia memang orang atau pihak yg mempunyai otoritas untuk mengesahkan? Posisinya apa? Dan apakah dari sisi Internal Control yg baik posisi tsb cukup fair untuk mengesahkan? Hal tsb perlu diperhatikan oleh Internal Auditor.
PENYIMPANGAN QUANTITY
Bagaimana bila yg terjadi adalah kuantitas penjualan yg tidak tercapai? Apa yg harus dilakukan Internal Auditor dalam Audit Manajemen atau Audit Operasional fungsi pemasaran atau Marketing?
Pembaca Internal Audit Forum yg budiman, bila dari hasil analisis atau pembandingan antara apa yg seharusnya terjadi, yakni mengacu ke Sales Budget atau Sales Plan, dengan yang sesungguhnya terjadi atau Actual Performance, ternyata terdapat penyimpangan, terutama bila Actual Performance lebih buruk, maka langkah selanjutnya adalah sebagai berikut.
- Hitung berapa nilai (Rp. atau US $) dari penyimpangan tersebut.
Internal Auditor wajib menemukan apa penyebabnya, kenapa penyimpangan tsb terjadi? Apakah penyimpangan tsb menjadi tanggung-jawab bagian pemasaran atau bukan? Jika penyimpangan tsb terjadi karena hal-hal lain yg bukan menjadi tanggung-jawab bagian marketing, maka tidak bisa dikatakan bahwa kinerja bagian ini buruk. Misalnya adalah karena ketiadaan stock atau inventory, kualitas produk yg tidak sesuai, sehingga banyak terjadi Sales Return atau pembatalan order, dsb. Bisa juga disebabkan karena keterlambatan pengiriman sehingga Customor atau Buyer melakukan komplain, sehingga barang di-retur, dsb.
Management Pemasaran (Marketing Management)
Hal lain yg perlu mendapat perhatian Internal Auditor, dan ini justru menjadi inti dari audit manajemen, adalah bagaimana manajemen pemasaran atau marketing management-nya. Apakah proses manajemen-nya berjalan baik atau tidak. Bagaimana dengan perencanaan, pengorganisasian, implementasi, pengendalian, dan Continual Improvement-nya?
Bagaimana dengan kompetensi sumber daya manusia (SDM) yg ada di bagian tsb? Khususnya pimpinan tertinggi di departemen tsb? Bagaimana pula dengan sarana-prasarana pendukungnya? Bagaimana dengan struktur organisasinya? Bagaimana system otorisasi dan dokumentasinya? Semua harus diidentifikasi dan dievaluasi kekuatan dan kelemahannya guna menentukan di-mana titik kelemahan System Pengendalian Intern (SPI)-nya.
Bukan tidak mungkin dari evaluasi System Pengendalian Intern (SPI) ini nantinya ditemukan adanya indikasi kecurangan (Fraud). Apabila hal itu terjadi, maka bisa saja diteruskan dengan audit investigatif. Hal itu tergantung kepada Top Manajemen menanggapi laporan Internal Auditor.
Pada perusahaan yg sudah menerapkan System Manajemen Mutu ISO 9001 sampai pada bagian Marketing-nya, biasanya mendokumentasikan proses manajemen-nya dari Planning, Organizing, Actuating s/d Controlling atau Plan-Do-Check-Action (PDCA)-nya pada rekaman mutu mereka. Hal ini bisa membantu Internal Auditor dalam mengumpulkan bukti-bukti sejauh mana proses manajemen fungsi pemasaran berjalan.
Pembaca Internal Audit Forum yg budiman, Benchmarking adalah membandingkan antara obyek yg kita audit dengan perusahaan lain, atau unit lain , atau dengan yang umumnya berlaku. Yang paling baiklah yg biasanya dijadikan sebagai Benchmark.
Sedangkan Baseline adalah membandingkan obyek yg kita periksa dengan kinerja obyek yg kita periksa ini pada periode tertentu di masa lalu yang dinilai kinerjanya paling baik. Periode paling baik inilah yg dijadikan sebagai Baseline. Jadi bisa dikatakan, kalau Benchmarking sifatnya adalah horisontal. Sedangkan Baseline sifatnya vertikal.
Pembaca Internal Audit Forum yg budiman, disamping Benchmark dan Baseline, dalam Audit Fungsi Pemasaran atau Marketing pengesahan Sales Budget atau Sales Plan juga perlu diperhatikan dari sisi otorisasinya. Yakni, siapa pejabat tertinggi yg mengesahkan Sales Budget atau Sales Plan tsb. Apakah dia memang orang atau pihak yg mempunyai otoritas untuk mengesahkan? Posisinya apa? Dan apakah dari sisi Internal Control yg baik posisi tsb cukup fair untuk mengesahkan? Hal tsb perlu diperhatikan oleh Internal Auditor.
PENYIMPANGAN QUANTITY
Bagaimana bila yg terjadi adalah kuantitas penjualan yg tidak tercapai? Apa yg harus dilakukan Internal Auditor dalam Audit Manajemen atau Audit Operasional fungsi pemasaran atau Marketing?
Pembaca Internal Audit Forum yg budiman, bila dari hasil analisis atau pembandingan antara apa yg seharusnya terjadi, yakni mengacu ke Sales Budget atau Sales Plan, dengan yang sesungguhnya terjadi atau Actual Performance, ternyata terdapat penyimpangan, terutama bila Actual Performance lebih buruk, maka langkah selanjutnya adalah sebagai berikut.
- Hitung berapa nilai (Rp. atau US $) dari penyimpangan tersebut.
Internal Auditor wajib menemukan apa penyebabnya, kenapa penyimpangan tsb terjadi? Apakah penyimpangan tsb menjadi tanggung-jawab bagian pemasaran atau bukan? Jika penyimpangan tsb terjadi karena hal-hal lain yg bukan menjadi tanggung-jawab bagian marketing, maka tidak bisa dikatakan bahwa kinerja bagian ini buruk. Misalnya adalah karena ketiadaan stock atau inventory, kualitas produk yg tidak sesuai, sehingga banyak terjadi Sales Return atau pembatalan order, dsb. Bisa juga disebabkan karena keterlambatan pengiriman sehingga Customor atau Buyer melakukan komplain, sehingga barang di-retur, dsb.
Management Pemasaran (Marketing Management)
Hal lain yg perlu mendapat perhatian Internal Auditor, dan ini justru menjadi inti dari audit manajemen, adalah bagaimana manajemen pemasaran atau marketing management-nya. Apakah proses manajemen-nya berjalan baik atau tidak. Bagaimana dengan perencanaan, pengorganisasian, implementasi, pengendalian, dan Continual Improvement-nya?
Bagaimana dengan kompetensi sumber daya manusia (SDM) yg ada di bagian tsb? Khususnya pimpinan tertinggi di departemen tsb? Bagaimana pula dengan sarana-prasarana pendukungnya? Bagaimana dengan struktur organisasinya? Bagaimana system otorisasi dan dokumentasinya? Semua harus diidentifikasi dan dievaluasi kekuatan dan kelemahannya guna menentukan di-mana titik kelemahan System Pengendalian Intern (SPI)-nya.
Bukan tidak mungkin dari evaluasi System Pengendalian Intern (SPI) ini nantinya ditemukan adanya indikasi kecurangan (Fraud). Apabila hal itu terjadi, maka bisa saja diteruskan dengan audit investigatif. Hal itu tergantung kepada Top Manajemen menanggapi laporan Internal Auditor.
Pada perusahaan yg sudah menerapkan System Manajemen Mutu ISO 9001 sampai pada bagian Marketing-nya, biasanya mendokumentasikan proses manajemen-nya dari Planning, Organizing, Actuating s/d Controlling atau Plan-Do-Check-Action (PDCA)-nya pada rekaman mutu mereka. Hal ini bisa membantu Internal Auditor dalam mengumpulkan bukti-bukti sejauh mana proses manajemen fungsi pemasaran berjalan.
